Zelfstandig zijn en afwezigheid melden - een praktische gids voor ondernemers

Er zijn een hoop aantal redenen achter hoe je als freelancer of ondernemer een periode afwezig kan zijn voor nieuwe opdrachten of werk, je website blijft natuurlijk gewoon doorgaan met het verzamelen van nieuwe leads en bestellingen. Om jouw bezoekers en mogelijke klanten hiervan op de hoogte te stellen zijn er een aantal maatregelingen die je kan implementeren. Laten we deze behandelen in de blog post van vandaag. En enige negatieve gevoelens bij potentiële klanten zo goed mogelijk kunt tegengaan, en je hard bevochten reputatie zo min mogelijk schade toebrengt. 

Wees duidelijk in de reden van de afwezigheid

Veel redenen waarom een periode van afwezigheid ontstaat is goed te begrijpen door bezoekers, als je hierin open kaart speelt en duidelijk aangeeft waarom er een periode van afwezigheid is. Dan kan dit beter begrepen worden en ontstaat hier meer begrip voor dan wanneer je hierin enkel aangeeft dat je afwezig bent. Meld dus gewoon eerlijk dat je met vakantie bent, een periode ziek bent of geen capaciteit hebt voor nieuwe orders en opdrachten. Als freelancer of eigen (kleine) onderneming heb je vaak maar een gelimiteerde capaciteit voor opdrachten, en kan de kleinste wijziging hierin al ervoor zorgen dat je planning in de soep loopt. 

Deel van de redenen dat een klant voor jouw kiest kan juist zijn omdat je een kleiner bedrijf bent, een persoonlijkere benadering en dezelfde contactpersonen worden hierin gekenmerkt. En kan dus zo zijn voor en nadelen hebben. 

Meld dit zover mogelijk van tevoren

Indien je van tevoren kunt aangeven dat je een periode afwezig bent, dan is dit belangrijk om zo ver mogelijk van tevoren aan te geven. Dit kan aangegeven worden op je website op een vaste plek, en ook alvast in je email handtekening worden gezet. Zo weten klanten waar ze aan toe zijn en kunnen hier zelf ook rekening mee houden. 

Afwezigheidsmelding instellen binnen jouw email adressen

Email verkeer is cruciaal voor elke onderneming, afspraken en orders worden hier schriftelijk vastgelegd, en het eerste contact vind hier vaak plaats. Het is dus zaak dat je als van tevoren al weet dat je een periode weg bent dit al eerder aangeeft, dit kan je doen in de handtekening van je email, zodat dit al bestempeld wordt in het mailverkeer voor deze periode. 

In de periode dat je afwezig bent kan je dit aangeven met een automatisch antwoord of afwezigheidsmelding binnen de email. Dit kan je in de meeste mail clients zelf al instellen, maar kan je ook eenvoudig via onze webmail doen. Door naar de webmail te gaan, in te loggen met je mail adres of adressen, en vervolgens onder Meer -> Instellingen -> Automatisch Antwoord je antwoord in te stellen. Je hebt hierin twee velden, een voor het verzenden naar gebruikers binnen je domeinnaam. Wat bijvoorbeeld relevant is voor je team of medewerkers. En het veld om dit voor alle anderen dit te verzenden. Hier kan je dit bijvoorbeeld op de volgende manier instellen: 

Wanneer je jouw bericht hebt afgerond kan je dit opslaan met de volgende optie, en zie je ook gelijk aangegeven dat dit maar 1 keer per dag wordt verzonden naar een gebruiker. Alsook dat je gelijk een periode kunt instellen hiervoor, en de mogelijkheid om dit enkel naar directe mail te verzenden. Wat inhoud dat dit niet wordt verzonden naar nieuwsbrieven die je ontvangt, forwards of aliassen.

Hierna is dit dus actief en wordt dit verzonden naar de personen die naar je e-mailen. 

Afwezigheidsmelding instellen op de website

Om de afwezigheid te melden op je website kan je dit doen op meerdere manieren, de meest eenvoudigste of doeltreffende is om een pop up te tonen op je website die bezoekers forceert om dit te erkennen. Op die manier kan er (vrijwel) geen discussie ontstaan of dit wel gezien wordt, en kan je enige verwarring voor zijn. 

Als je een pop up toch te agressief vind overkomen, dan kan je dit ook in een banner op je website vermelden. Deze twee opties zijn mogelijk om eenvoudig zelf te programmeren mocht je hier ervaring mee hebben, en hier zijn honderden (gratis) templates en voorbeelden voor te vinden. Als je werkt met een Content Management Systeem zoals WordPress binnen je hosting, dan kan je dit ook eenvoudig oplossen met een plug-in die je kan installeren.

Enige bestellingen of verzoeken die niet verwerkt kunnen worden tegengaan

Met een pop up of banner kan je dus dit al enigszins tegengaan, maar je kan hierin ook een stap verder gaan, en tijdelijk geen nieuwe bestellingen of opdrachten aannemen. Je kan je winkelwagen vaak zo instellen dat dit geen nieuwe bestellingen kan verwerken, en afhankelijk van je CMS hier een instelling voor uit of aanvinken om dit toe te staan. Raadpleeg hiervoor de documentatie van je CMS en schakel dit uit of in naar wens. 

Ook kan je ervoor kiezen om in je contactformulier of bestelling formulier hier een notificatie neer te zetten als je geen directe webshop mogelijkheid hebt op je website. En op die manier je klanten inlichten over enige vertragingen. Zo ben je hier ook weer enige frustratie voor. 

Heb jij al eens een periode van afwezigheid moeten invoeren voor jouw freelance werkzaamheden of eigen onderneming? Hoe heb jij dit gecommuniceerd naar jouw klanten toe? Laat het ons weten!