Een email handtekening optimaal gebruiken
Contact via Email is nog steeds niet weg te denken uit het dagelijks leven, zeker voor webmasters en bedrijven is dit een essentieel onderdeel van contact. Niet alleen met klanten, maar ook onderling met je collega’s, leveranciers en partners. Een professioneel email adres kan bepaalde zaken vastleggen en bevestigen. Belangrijke gesprekken, meetings of contracten worden vrijwel altijd nog eens bevestigd via de email. Laten we dus even in deze blog post een kijkje nemen hoe je dit relatief simpele onderdeel van een email, optimaal kunt gaan gebruiken en inrichten!
Zodra je jouw domeinnaam hebt geregistreerd dan is vaak de volgende stap hierna om gelijk een mail adres aan te maken, daarom hebben wij dit in de welkomst mail al gelijk erin staan om dit voor je gemakkelijk te maken. Met email hosting bij MijnHostingPartner.nl heb je een hoop onbeperkt, de grootte van jouw email adres kan je ook zelf bepalen. Zolang je maar binnen je pakketgrootte blijft heb je hier zelf de vrije hand in. Met het email adres kan je vervolgens inloggen in de webmail, om altijd en overal toegang te krijgen tot je email. Je kan ook verder het email adres instellen in een lokaal apparaat of programma. Outlook is natuurlijk nog steeds een zeer krachtige tool die door veel bedrijven of particulieren gebruikt wordt. En ook zijn populaire open source alternatieven zoals Thunderbird gewoon te gebruiken, als jouw favoriete app op je telefoon.
Laten we verder kijken naar een handtekening optimaal gebruiken.
De inrichting van de email adressen zelf binnen jouw bedrijf
Email adressen hebben een lange geschiedenis in de wereld van het internet, ze maken sinds het begin al een van de pilaren uit. Daarom zijn er bepaalde ongeschreven regels bij het maken van een email adres voor een bedrijf of individueel persoon. Er is bijvoorbeeld altijd in het volgende format een individueel email adres aan te maken: f.achternaam@mijnhostingpartner.nl, waar je jouw voornaam altijd de eerste letter van pakt en de achternaam wel volledig schrijft. En er vrijwel altijd een info@ adres wordt aangemaakt. Dit is de laatste jaren echter niet altijd meer het geval, en veel mensen kiezen voor het wat minder formele door bijvoorbeeld frank@mijnhostingpartner.nl te gebruiken. Of hello@. Zoals wel meerdere zaken en velden wordt dit vaak wat minder formeel. Klanten en relaties hoef je ook lang niet altijd meer met u aan te spreken. Nu de generaties elkaar langzaam overnemen zal dit ook steeds verder evolueren.
Kies dus wat bij jouw bedrijf het meeste past of correct voelt. Met een advocatenbureau zal dit anders zijn dan met een skateboardproducent.
Wat is belangrijk om in de handtekening te hebben staan?
In de handtekening zijn een aantal zaken verwacht en horen er in thuis, laten we dit behandelen in de volgende puntenlijst:
- je volledige naam
- beroep of functie binnen het bedrijf
- linkje naar de website
- Linkjes naar je sociale media profielen
- Contact -> Telefoonnummer email adres nog een keertje etc.
Verder kan je een profielfoto erin zetten, of nog een keer jouw logo van het bedrijf. Dit kan helpen om jouw email direct te kunnen herkennen en straalt ook gelijk vertrouwen uit. Zo weten mensen dat ze daadwerkelijk gehoord worden door een individueel persoon. En niet op een stapel terecht komen.
Merkstijl, gebruik dezelfde stijlen en kleuren als op jouw website
Het is erg belangrijk om in jouw handtekening dezelfde kleuren en huisstijl te gebruiken als in jouw website en branding zelf gebruikt wordt. Dit zorgt voor een vertrouwde uitstraling en directe herkenning. Er is een reden waarom scammers dit van je overnemen. Probeer hier altijd ook verder een CTA in te zetten, of Call to Action. Abonneer je op de nieuwsbrief, bezoek de website, maak nu gebruik van deze korting of actie. Dergelijke links kunnen een positief effect hebben. Zolang je hier voorzichtig mee omspringt. Teveel grenzen of geforceerd sturen kan natuurlijk weer averechts werken.
De stijlen en kleuren kan je gebruiken of overnemen door zelf een mail template te maken, hier kan je ook even een bureau of designer in voor schakelen. Of een template te gebruiken op het internet. De populaire marketing website HubSpot heeft hier een aantal gratis thema’s voor beschikbaar. Die je gemakkelijk kan aanpassen via een menu. Het is echter ook relatief eenvoudig en wellicht wel leuk om zelf even te knutselen hiermee. Als beginnende webmaster kan je hierin leuk oefenen met HTML elementen.
Afbeeldingen, video’s en ander beeldmateriaal kan ook vrij gebruikt worden. Mits je dit wel binnen de perken en extern inlaad. Dit scheelt op den duur gigantisch in de grootte van een email box. Houdt dus hier ook optimalisatie ook weer in je achterhoofd. Zoals wel meer bij websites en internetmarketing.
Een handtekening stel je op de volgende wijze dan vervolgens in op je webmail. Denk eraan om de plaatjes zelf te hosten binnen je hosting space. Hier kan je een apart foldertje voor maken om dit bij elkaar te houden.
Altijd en overal dezelfde handtekening hebben? Kies voor een Exchange email adres.
Een email adres handtekening zal echter in elke mail client ingesteld dienen te worden indien je dit overal hetzelfde wilt hebben. Als je dit maar op 1 plek wilt hoeven instellen dan is een Microsoft Exchange mail account de oplossing hiervoor. Met een Exchange mail adres heb je namelijk een email adres wat overal en altijd direct synchroniseert en dus ook de mal handtekening meeneemt. Voor een meerprijs is dit beschikbaar, en te bestellen via het add on menu in het klantenpanel onder mijn producten. Onthoudt altijd dat dit per mailbox gaat en dus belangrijk is om dit voor elk mail adres af te sluiten.
Heb je verder nog tips of wil je jouw handtekening delen? Schrijf ons een mailtje op helpdesk@mijnpartnergroep.nl of deel een screenshot op sociale media!
