Afwezigheidsbericht instellen

Wanneer je gebruikmaakt van onze diensten dan kan je jezelf al hebben afgevraagd deze zomer hoe je het beste een afwezigheidsbericht kunt instellen voor je email adres. Dit kan je doen door dit in te stellen in je lokale email programma, maar kan je ook direct via onze webmail instellen. Laten we in deze blog post een snelle kijk nemen hoe je dit kunt instellen en wat je hier in kunt zetten om zoveel mogelijk voor te zijn. Zodat jij kan genieten van jouw vakantie!

Als je gebruikmaakt van onze hostingdiensten, begrijpen we hoe cruciaal communicatie is voor jouw bedrijf en online aanwezigheid. Een van de vaak over het hoofd geziene aspecten van effectieve communicatie is het instellen van een afwezigheidsbericht wanneer je niet beschikbaar bent om e-mails te beantwoorden. 

Professionele uitstraling

Wanneer je een afwezigheidsbericht instelt, laat je zien dat je proactief en professioneel met je communicatie omgaat. Dit geeft je klanten, partners en collega's het vertrouwen dat hun berichten zijn ontvangen en dat je zult reageren zodra je weer beschikbaar bent. Het is een teken van respect voor andermans tijd en behoeften.

Verwachtingen beheren

Een afwezigheidsbericht is dé manier om realistische verwachtingen te scheppen over wanneer iemand een reactie kan verwachten. Als hostingprovider begrijpen we hoe belangrijk het is om duidelijke communicatiekanalen te hebben, vooral als er technische problemen kunnen optreden. Met een afwezigheidsbericht kunnen klanten begrijpen dat er een vertraging kan zijn in de reactietijd en dat eventuele urgente zaken elders moeten worden aangepakt.

Voorkomt frustratie

Niets is frustrerender voor een klant dan het sturen van een belangrijke e-mail en dagenlang geen reactie ontvangen. Dit kan leiden tot onnodige spanningen en zelfs tot het verlies van zakelijke kansen. Met een goed geconfigureerd afwezigheidsbericht voorkom je dat klanten gefrustreerd raken en geef je hen de gemoedsrust dat hun communicatie is opgemerkt.

Hoe stel je een effectief afwezigheidsbericht in?

Duidelijke data: Vermeld de exacte data waarop je afwezigheid begint en eindigt. Dit helpt om verwarring te voorkomen.

Reden van afwezigheid: Geef een korte, beleefde uitleg waarom je afwezig bent. Of het nu om vakantie, training of andere verplichtingen gaat, transparantie wordt gewaardeerd.

Alternatieve contactgegevens: Als er dringende zaken zijn die onmiddellijke aandacht vereisen, geef dan duidelijk aan hoe mensen in contact kunnen komen met een collega of een alternatieve contactpersoon.

Bedankt voor begrip: Sluit het bericht af met een bedankje voor het begrip van de ontvanger. Dit toont waardering voor hun geduld tijdens je afwezigheid.

Op de volgende plek binnen onze webmail kan je eenvoudig de afwezigheidsmelding instellen, en er zeker van zijn dat deze wordt verzonden naar je contacten toe. Stel het dus nu in voor je vakantie om niet dagelijks je email hoeven te checken!