Beveiliging van jouw Email accounts

Met een bedrijfsemail account wil je er natuurlijk verzekerd van zijn dat jouw email berichten niet op straat komen te liggen. Daarom hebben we bij MijnHostingPartner.nl maatregelingen genomen om ervoor te zorgen dat jouw email veilig is en blijft. Lees er alles over in deze blog post!

Email is en blijft nog altijd een belangrijk communicatie middel voor iedereen die bezig is met een website, en zelfs voor dagelijks gebruik. Met een email adres van MijnHostingPartner.nl kan je er verzekerd van zijn dat jouw email ook echt in jouw handen blijft. Je betaald ons voor de email dienst en daarom delen we jouw emails of informatie niet met derde partijen. En hosten we alles met betrekking tot de email lokaal op onze servers in Amsterdam of Utrecht. Jouw data van de email wordt dus niet bijgehouden op externe servers of diensten. Wel zo prettig in deze tijd van vaak gratis email diensten die jouw data inlezen, gebruiken voor advertenties of doorverkopen aan derde partijen.

Beveiliging van de email, onze webmail

Onze webmail is een krachtige tool waarmee je toegang krijgt tot niet alleen je email, maar ook een agenda en verschillende samenwerkingstools voor jou en je team. In de webmail is in te loggen via een beveiligde connectie, met een SSL certificaat wordt deze verbinding beveiligt. En kan er dus ook gebruik gemaakt van worden als je bijvoorbeeld in een café zit met gratis Wifi. Gebruik je geen beveiligde verbinding dan kan jouw email verkeer ingezien worden door iemand die mee zit te luisteren op die verbinding. 

De webmail is ook in te delen in verschillende lagen, zo kan je bepaalde administrator rechten geven of wegnemen wanneer je hier een collega bijkrijgt of weggaat. En email accounts zijn op stop te zetten of af te sluiten, ook zonder mailverlies. Dit zorgt ook voor beveiliging van binnenuit.

SPAM is tevens een vast gegeven van een email adres, kwaadwillende zullen altijd binnen proberen te komen. MijnHostingPartner.nl heeft een uitgebreide SPAM filter die ervoor zorgt dat hier vele malen minder kans op is dat dit doorgelaten wordt. En ook hebben we hier een hoop andere maatregelingen voor, meer hierover onderin het artikel.

Beveiliging van de basis, de wachtwoorden en twee factor authenticatie

De basis van enige beveiliging zijn de wachtwoorden die je gebruikt. Daarom hebben we bij MijnHostingPartner.nl standaard een wachtwoord generator ingebouwd in het aanmaken van mail accounts. Dit laat je gemakkelijk en snel een sterk wachtwoord aanmaken die gebruikt kan worden voor het email account. 

Twee factor authenticatie is ook aan te zetten voor de webmail, dan krijg je met je favoriete authenticator app een tijdelijke code die te gebruiken is om in te loggen. Dit zorgt er echter wel voor dat jouw email adres niet gebruikt kan worden in combinatie met andere applicaties. Zoals bijvoorbeeld mail van Windows 10. Besteed hier dus enige aandacht aan om ervoor te zorgen dat je niet de instellingen weer opnieuw langs moet gaan. 

Beveiliging bij het instellen op lokale mail programma’s

Met het instellen van een lokaal email programma dien je er altijd op te letten dat je gebruik maakt van de beveiligde verbindingen. Dit voor zowel de inkomende mail, IMAP, als voor de uitgaande mail, SMTP. Zolang je die twee gebruikt in combinatie met STARTTLS. Dan is jouw mail verkeer altijd beveiligd. Wij vereisen overigens een verificatie van gebruikersnaam en wachtwoord. Dit om extra te controleren op SPAM.

Het up to date houden van lokale email programma’s en software

Wat vaak over het hoofd wordt gezien bij het veilig houden van jouw email hosting is het gebruiken van up to date software. Er zijn namelijk een hoop gebruikers die nog gebruikmaken van verouderde of verlaten software, om een voorbeeld te noemen, Outlook nog uit 2011. Of Windows live mail. Deze software is niet meer veilig in het gebruik en dient niet meer gebruikt te worden. Er zijn een hoop alternatieven aanwezig die vele malen veiliger zijn en niet vatbaar zijn voor lekken als oude software dit is. Daarom raden we bij MijnHostingPartner.nl alleen aan om gebruik te maken van de laatste software van betrouwbare partijen. En niet om zomaar jouw email adres in te stellen op elke lukrake software. Voor mobiel hebben wij uitstekende ervaring met Spark, die ook voor Mac beschikbaar is. En op de vaste PC is de standaard mail voor Windows 10 een goede optie. Of betaald, Outlook. 

Verdere technische maatregelingen

Zodra je hosting actief wordt gemaakt en je maakt een email account aan, dan wordt ook gelijk  DMARC en DKIM actief gemaakt samen met de overige DNS records voor de mail. Wat deze records doen is een extra handshake toevoegen aan elke email die jij verzend en ontvangt. Dit zorgt er voor dat jouw emails een extra ondertekening krijgen van vertrouwen. En email die je ontvangt moeten voldoen aan bepaalde beveiliging maatregelingen. Anders worden ze in de SPAM folder gezet, gebounced of gemarkeerd. Lees en luister er alles over in ons filmpje die wij hierover hebben:

Mocht je verder nog vragen hebben over je mail account en de beveiliging hiervan dan kan je altijd even online komen op de chat, of een ticket aanmaken richting de helpdesk met je vraag hierin. Dan beantwoorden we die.